Melakukan Konfirmasi Permintaan Penawaran / Request For Quotation (RFQ)

Untuk melakukan konfirmasi dokumen RFQ , login sebagai user Purchase lalu lakukan hal berikut:

1. Buka menu Purchase -> Orders -> Request for Quotation. Kemudian pilih dokumen RFQ yang akan diproses. Pastikan jumlah dan harga sudah sesuai dengan informasi dari Supplier.

2. Klik tombol [Confirm]. Maka dokumen berstatus “To Approve”, dan perlu dilakukan persetujuan oleh pejabat yang berwenang.

Tampilan Form dengan Permintaan Persetujuan Manager

Agar dokumen tersebut menjadi “Purchase Order”, harus dilakukan approval. Untuk melakukan approval login sebagai user Manager Purchase kemudian lakukan langkah-langkah berikut:

1. Buka menu Purchase -> Orders -> Request for Quotation (RFQ). Kemudian pilih dokumen PO yang akan diproses (berstatus “To Approve”)

2. Klik tombol [Approve Order]. Maka dokumen PO baru dibentuk otomatis oleh sistem.

Permintaan Persetujuan Manager

Selanjutnya tim Purchase melakukan update/edit dokumen PO yang baru terbentuk untuk dikirimkan persetujuan pemesanannya ke Supplier:

1. Buka menu Purchase -> Orders -> Purchase Order. Kemudian pilih dokumen PO yang baru saja disetujui.

2. Klik tombol [Send by Email] . Untuk mengirimkan email konfirmasi pemesanan atau Klik icon -> Print -> Purchase Order untuk mengirim dengan metode lain.

Button Send by Email pada form RFQ

Proses selanjutnya adalah pada bagian gudang/inventory untuk menerima barang dan bagian finance/accounting untuk menerima tagihan juga melakukan pembayaran.